¿Sabías que la gran mayoría de las profesionales que tenemos un negocio propio trabajamos más de tres horas extra al día?
Tranquila, no eres la única.
De hecho, según varios estudios 6 de cada 10 emprendedores (as) duermen con el smartphone a un lado de la cama y cerca del 80% de las personas encuentra imposible no revisar su correo fuera de la jornada laboral.
Y la pregunta sería, ¿es esto realmente necesario?
¿Trabajar ese «tiempo extra» es realmente beneficioso para tu clínica y para ti?
Lo cierto es que hacerlo todos los días pone de manifiesto una ineficiente organización personal y corporativa.
30 secretos que te ayudarán a organizarte como nadie.
Mi consejo, antes de cambiar las estructuras o la forma de trabajar en tu clínica, es comenzar por ti misma.
Sigue estos consejos para organizarte y mejorar tu desempeño.
1. Ordena tu lugar de trabajo y tu ordenador.
En una época en la que me sentí abrumada y no daba para más, lo primero que hice fue ordenar mi espacio de trabajo.
Y cuando hablo del lugar de trabajo esto incluye todo, tanto la parte «real» (tu oficina, tu mesa, la planta, etc.) como la virtual (tu ordenador y sus archivos).
Es completamente imposible ser eficiente si ese entorno está tan desordenado que puedes perder varios minutos buscando ese presupuesto importante que alguien dejó sobre tu escritorio.
No se trata de «olvidar» todo en cajones o carpetas electrónicas para que se vea bonito.
El único propósito de trabajar en un espacio ordenado es facilitar tu desempeño y, si es posible, estimular tu creatividad.
Trabajar en un lugar ordenado y minimalista al estilo zen te brinda enfoque y claridad.
Permite que te sientas con calma y paz en tu lugar de trabajo y esto, además, impulsa tu motivación.
2. Planifica tu jornada.
La mejor forma de sacar provecho a tu día es planificándolo.
Dedica entre 20 y 40 minutos diarios a esta tarea y por ningún motivo pienses que es tiempo perdido.
Todo lo contrario.
La definición de una buena agenda de trabajo te permitirá priorizar con certeza y avanzar en los temas realmente importantes.
Si lo haces día a día, finalmente mejorará tu «visión global» sobre tus tareas y serás capaz de anticipar reuniones difíciles o identificar nuevas tácticas para mejorar tu desempeño.
Si llegas temprano, esos minutos de alta concentración serán tu mejor aliado para planear tu día.
3. Descansa cada cierto tiempo.
Después de planificar tu día, deja algunos espacios en blanco para descansar.
Tu cuerpo y tu mente necesitarán pausas para recuperar energía.
Recuerda que descansar no es sinónimo de perder el tiempo.
Puedes leer tu revista preferida durante 10 o 15 minutos, tomar un café al aire libre o tener una charla agradable.
No abuses de las pausas y evita interrumpir a otras personas mientras te distraes.
4. Divide tareas en actividades más pequeñas.
Empieza cada día priorizando actividades, escribiendo y agendando cada una.
Al separarlas en tareas más sencillas y cortas, tu cerebro responde mejor, disminuyes el estrés y alcanzas tus metas más rápido.
5. Dedícate a atender un tema a la vez.
Si eres de las que cree que ser una mujer «multitarea» es una ventaja, estás equivocada.
Una correcta planificación de tus actividades y la firme decisión de atacar primero las tareas más difíciles te permitirá tener la capacidad para atender un solo tema cada vez.
El objetivo es que te concentres plenamente en resolver problemas o planear nuevos negocios o protocolos.
Además, lo harás en menos tiempo.
En lo posible, evita distracciones y guíate por tu agenda de trabajo.
6. Ataca primero las tareas más difíciles.
Prioriza y enfréntate a las tareas más complejas.
Al iniciar la jornada tus niveles de concentración son mejores y tienes más energía.
Procura resolver los temas más difíciles con mayor rapidez y efectividad.
Si procrastinas y dejas todo para el final, corres el riesgo de cometer errores por no estar en tus mejores condiciones físicas y mentales.
Además, evitarás sentirte mal cuando llegue la noche y hayas dejado de hacer lo necesario.
7. Aprende a decir que NO para mejorar la productividad.
Aunque suene ilógico, un gran secreto para concentrarte en lo realmente importante es desatender las tareas intrascendentes.
Si no aprendes a decir que no, es muy probable que tu agenda se llene de temas que quitan mucho tiempo y generan pocos beneficios para la clínica y para ti.
Todo ello sin contar el hecho de que toda tarea innecesaria ni se paga ni se agradece.
Sé fiel a tu planificación y no te canses sin sentido.
8. ¿Necesitas estar siempre disponible?
Las nuevas tecnologías aplicadas a la comunicación -entiéndase correo electrónico, WhatsApp, smartphone, redes sociales y buzón de voz- son muy útiles si sabes administrarlas correctamente.
Pero ¡ojo! pueden transformarse en los peores enemigos de tu eficiencia.
Evita las distracciones y aprende a utilizar con mesura estos servicios online.
Para ello, el modo avión en tu móvil y desactivar las notificaciones te ayudará muchísimo.
9. Delega responsabilidades.
Aquellas tareas que no te generen ganancias o que sólo te quiten tiempo delégaselas a alguien de tu equipo o contrata servicios externos.
No lo veas como un gasto, sino como una inversión.
Aprende a Delegar.
10. Levántate temprano.
Este punto debería ser el número uno, pero en mi caso me funcionó dejarlo para el final.
Tú puedes decidir el orden de cómo empezar a planificar tu día para mejorar tu productividad.
Empezar a trabajar antes es una gran técnica para aprovechar mejor el día.
Si eres de las primeras en llegar a la clínica, podrás comenzar tu jornada con menos distracciones (saludos innecesariamente largos, llamadas telefónicas inoportunas, entre otras), lo que te permitirá concentrarte en lo que necesitas hacer.
11. Elimina las actividades innecesarias.
Analiza tus quehaceres diarios.
¿De verdad que no puedes eliminar ninguno de tu interminable lista?
Si no necesitas hacer algo, elimínalo de tu lista.
Y deja de perder el tiempo.
12. Fíjate metas diarias.
A veces perdemos el enfoque y la concentración con el trajín del día a día.
Pero si comienzas a fijarte metas diarias será mucho más fácil mantenerte enfocada.
Y alcanzarás la «gran meta».
Por supuesto, esto requiere de tu fuerza de voluntad. Pero cuento con ello 😉
13. Limita tu tiempo.
Date lapsos estrictos y concretos de tiempo para cada tarea, sin importar cuánto tiempo sea.
Es importante que no dediques ni más ni menos tiempo del establecido.
14. Identifica tus horas pico.
¿En qué horas del día tienes más energía y te sientes más motivada?
Identifica esos momentos y agenda las tareas más importantes para dichas horas.
Aunque esto puede variar con el tiempo, identificar tus horas pico te permitirá anotar otro par de puntos al marcador de tu productividad.
15. Usa lotes de actividades.
Es bastante útil dividir tu día en lotes de actividades.
Por ejemplo, puedes organizarte para realizar llamadas sólo de 9:00 a.m. a 10:00 a.m.
Con esto, garantizas que no habrá distracciones y, al estar concentrada en un conjunto de tareas específicas, te será más fácil realizarlas mecánicamente.
16. Realiza mini-tareas.
Si vas a trabajar un par de horas, especifica la cantidad de trabajo que realizarás antes de levantarte de la silla y, por supuesto, que dicho trabajo sea igual o menor al tiempo establecido.
Por ejemplo, si estás escribiendo un libro, tu mini tarea puede ser no levantarte hasta escribir 1000 palabras.
17. Elimina todo tipo de distracciones.
Si trabajas con un ordenador, desconecta los programas de chat y redes sociales.
E incluso internet.
Ve a un lugar calmado y silencioso, como a un café, a una librería o a un parque, y enfócate en terminar lo que tienes pendiente.
Si la música te sienta bien, puedes utilizar auriculares, pero asegúrate que sea música que te ayude a estar concentrada.
18. Organízate utilizando una agenda.
Quizás suene obvio, pero llevar una agenda puede aumentar la productividad increíblemente.
Yo personalmente y en los últimos años he dejado de confiar en mi memoria, por lo que prefiero que mi agenda digital haga el trabajo de acordarse por mí.
Y hablando de esto, no tiene que ser una agenda en papel, puedes utilizar tu smartphone para tal fin.
En ocasiones, hasta simples alarmas a horas específicas pueden servir.
Si lo prefieres en papel, que sea en papel.
19. Aumenta tu frecuencia.
Durante tu jornada laboral trata de escribir, leer e incluso hablar más rápido.
Intenta también pensar más rápido y llevar a cabo las tareas de manera más eficiente.
Con esto quiero decir que aumentando un poco tu frecuencia de trabajo, lograrás ahorrar una buena cantidad de tiempo al final del día.
20. Utiliza la Ley de Pareto.
La ley de Pareto es el principio del 80-20.
Se dice que esta ley indica que el 20% del esfuerzo genera un 80% del resultado.
Enfoca tus esfuerzos en ese 20% y no te obsesiones con el 80% restante.
Los perfeccionistas lo hacen, y obtienen grandes resultados, pero usualmente no lo hacen a tiempo.
21. Elimina la postergación.
Elimina la postergación tomando acción inmediatamente después de fijar una tarea.
A continuación, realiza los ajustes necesarios.
Es decir: Prepara, dispara, y luego apunta y sigue disparando.
No importa que la acción no esté muy bien planeada.
Ya verás el nivel de productividad que podrás alcanzar cuando utilizas esta aproximación.
Y en todo caso, siempre podrás mejorar en el camino.
22. Decide en 60 segundos.
Cuando hayas reunido la cantidad de información suficiente para tomar una decisión, inicia un cronómetro y toma dicha decisión en menos de 60 segundos.
23. Establece plazos.
Define plazos específicos para tus tareas y abrázate a ellos.
Utilízalos como puntos focales para permanecer en el camino correcto y llegar a tiempo a los destinos indicados.
24. Cuenta tus actividades y tareas pendientes.
Si les cuentas a los demás tus tareas y actividades pendientes, estarás adquiriendo un compromiso moral inconscientemente.
Llevarás la carga de tener que responder por este compromiso y eso te obligará a cumplir haciendo lo que sea necesario.
Eso sí, ten cuidado con la información que revelas y a quién se la revelas.
25. Dedica los tiempos de espera a leer.
Lleva siempre un libro, un smartphone o un computador donde puedas leer, para aquellos momentos en los que tengas que esperar.
Por ejemplo en el aeropuerto o en la sala de espera de una oficina. Incluso en la fila de un banco.
Lo importante es que la lectura sea algo que te guste y que te sirva.
26. Aprende a diferenciar «lo urgente de lo importante».
En ocasiones nos pasamos todo el tiempo resolviendo cosas urgentes, y lo importante nunca llega a ser atendido.
Analiza minuciosamente qué actividades son importantes para tu labor diaria, y no las pierdas nunca de vista.
27. Halágate.
Siempre será bueno que te halagues o te recompenses por haber culminado una etapa de tus actividades.
O por haber hecho todo lo que tenías planeado para el día.
28. Haz una tarea a la vez.
Una vez que inicies una tarea, trata al máximo de completarla, de no detenerte hasta finalizar, y de no mezclar esta actividad con otras.
No llegues hasta la mitad y cambies a otras o descanses.
Define tu tiempo y enfócate por completo en una sola cosa.
¿Te suena familiar?
29. Crea nuevos hábitos.
Se dice que el ser humano es un ser de hábitos.
Y si es así… ¿qué mejor que crear nuevos hábitos conscientemente?
Me refiero obviamente a buenos hábitos de vida.
Puedes probar esto.
30. Usa tu intuición.
Sigue tu sentido común y tus corazonadas, estarás demostrado que tienes un gran poder y efectividad al hacerlo.
31. Optimiza.
Identifica los procesos en los que mejor te adaptas y aquellos que te generan resultados.
Anótalos.
Identifica también qué es eso que haces de forma más productiva.
Y realízalo con frecuencia.
Al mismo tiempo, toma en cuenta lo que no te sirve y deshazte de ello.
Después de anotar lo que sí sirve, mira la manera en la que puedes mejorar y busca posibles opciones a los cuellos de botella o los puntos de quiebre.
En ocasiones no vemos claramente las cosas que tenemos ante nuestros ojos, hasta que utilizamos un microscopio.
Ahora cuentas con un excelente punto de partida para no dormirte en los laureles y dejar de aplazar lo que tanto anhelas.
Cuéntame: ¿Cuál ha sido tu estrategia para mejorar la productividad en el día a día?
Te leo en los comentarios 😉